JACK
忙しすぎて頭が回らない！
そんな時は悩みから離れてしっかり休むことが一番オススメですが、なかなかそうもいかないもの。
でもその問題、もしかしたらやることを全部書き出すことで軽くできるかもしれません。
前回の記事でも紹介しましたが、メモすることには「外部記憶装置として使うことで効率・要領がよくなる」という効果があると僕は考えています。
ToDoリストはいろんな場面で活躍しますが、今回は特にビジネスシーンでの活用について紹介していこうと思います。
前回の記事はこちら☟
ToDoリストとは
その名の通り「やること」を書きだしたリストのことです。
最も基礎的なメモの活用法なので、数多くの方法が開発されています。
付箋を活用してみる、優先度をつける、3つに絞ってみる、週間・月間プランに組み込む…。
もちろんアプリやwebサービスデジタルツールもたくさんありますが、今回はアナログな方法をご紹介していこうと思います。
ToDoリストのメリットとデメリット
メリットは「頭をクリアにしてタスクに集中しやすくなる」。
これに尽きます。
一方よく聞くデメリットは「毎回同じタスクを見ていて気が滅入る」「緊急性が低いものが溜まりがち」「先延ばしにしてしまう」など。
これらのデメリットは形式に囚われてしまい、手段が目的に代わってしまった際に陥りやすいパターンです。
正しく管理することで効率化を目指しましょう。
そして何より（いい意味で）サボることを忘れずに。
時間管理術や情報整理術はストレスを減らすために使うべきというのが僕の持論です。
ToDoリストを作ってみよう！
今回ご紹介するのは複数の案件を抱えている頭脳労働者向けの方法です。
それ以外の方は参考までにご覧ください。
ToDoリストに書く内容
Getting Things Done（GTD）と呼ばれるライフハックがあります。
生産性向上コンサルタントのDavid Allen（デビッド・アレン）が提唱した、心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げる情報整理術。
「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」の5つのステップで集中しやすい環境づくりをするという手法ですが、これをベースに僕はToDoリストを作っています。
細かいフローを書きだすと長くて面倒に感じてしまうし、いずれ個人の使いやすいようにカスタマイズされていくので、詳細は省いてルールを2つだけ。
その日にやる内容しか書かない
上記で紹介した「毎回同じタスクを見ていて気が滅入る」というデメリットは想像以上にストレスになります。
もちろん「今日やる予定だったけど結局終わらなかった」という仕事は多々あるので問題ないのですが、絶対にその日だけで終わらないタスクは書かないようにしましょう。
「〇月〇日まで」といった情報はスケジュールで管理するのが良いでしょう。
このあたりプロジェクト管理について書く機会があればまとめます。
シングルタスクにする
仕事内容はなるべく小分けにしていきます。
ToDoリストを使っていて一番気持ちがいいのは、終わったタスクに横線を入れる瞬間なので。
分解できない大きいものや、複数のタスクがつながっているものはプロジェクトリストを別途作りましょう。
リストが多くなりすぎると毎日続けるのが大変なので、すぐ終わる内容は書かない方が良いかもしれません。
とは言え、あくまで外部記憶装置としてのリストなので、すぐ終わる内容でも忘れないように書くのはOK。
バランスは管理しながら調整すると良いでしょう。
上記2点が守れていればとりあえず問題はないでしょう。
GTDについて詳しく知りたい方はこちら☟
参考までに僕のとある一日のToDoリストを載せておきます。
使う紙は1日1枚
手帳でもノートでもコピー用紙でも構いませんが、使うのは紙1枚のみに限定します。
仕事量や就業時間内に追加される新規タスク量を鑑みて、大きさを調整すると良いでしょう。
追加分は付箋を貼ったり、そのまま空きスペースに書き込んでしまってOKです。
終わったタスクにはチェックマークや横線を書き入れ、その日の仕事が終わったらそのページは破いて捨てます。
この作業が結構ストレス解消されるんです。
作るのは仕事が終わった後の5分間
その日のリストを破いたら、くしゃくしゃに丸める前に明日の分のリストを作ってしまいましょう。
その日に消化しきれなかったタスクを書き込み、新たに追加されたタスクを整理します。
僕はしばらく朝リストを作るというルーティンを組んでいたのですが、どう頑張っても抜けがありました。
帰る前の5分間が一番記憶が新鮮なので、この時間にやってしまいましょう。
JACKの使用アイテム
アイテム紹介
- 伊東屋 – リーガルパッドL
- BIC – オレンジEG 1.0 / 青
伊東屋の「リーガルパッドL」にボールペンはBIC（ビック）の「オレンジEG」を合わせて使っています。
各アイテムについて細かく紹介する前に、簡単にブランドの紹介をしてしまいましょう。
伊東屋
伊東屋は1904年に伊藤勝太郎によって銀座に創業された文房具・画材専門店。
”遊び心”と”シンプルなgood design”の2つの価値観を重要視し、オリジナル商品の開発に力を入れています。
私たちの考える”Good Design”
・次の時代に見返しても古くさくならないような普遍性がある
・用途を体現したシンプルな形で、線や面などのデザイン構成要素が極力少ない
・見る人を元気にしてくれるような、意思を持って使用された色
BIC（ビック）
BICは1945年にMercel Bich（マルセル・ビック）によって創業されたフランスの筆記具メーカー。
1950年に世界初の使い切りボールペン「ビック・クリスタル」が発売されると”信頼できるボールペンを低価格で”をキャッチコピーに浸透するように。
この商品は優れたデザイン・機能性からニューヨーク近代美術館（MoMA）の永久所蔵品となっています。
アイテム詳細
伊東屋 – リーガルパッドL
元々はアメリカのロースクールを中心に使われていたものが、ビジネスシーンに広まったと言われるリーガルパッド。
向こうではメジャーなレポート用紙なのか、結構映画やドラマでも見かけますね。
日本でもいろんなメーカーが販売しているけれど、僕は書類に埋もれても目立つように黄色が最も強い伊東屋のものをチョイス。
日々のタスクが多いのでA4サイズを使っています。
横罫と方眼の2種類がありますが、クライアント別に見出しを作っているので横罫を選択。
伊東屋のリーガルパッドは3冊セットでの販売。
サイズは横21.6cm、縦29.5cm、高さ2cm。
台紙は厚く、伊東屋のロゴが入っています。
裏面にも罫線が入っており、見出しは折り返したときに上にくる位置に設定されています。
マイクロミシン目が入っており、切り取りもスムーズ。
BIC – オレンジEG 1.0
使用しているボールペンは2010年にグッドデザイン・ロングライフデザイン賞を受賞した「ビックオレンジ」。
1961年から発売され、世界中で愛される油性ボールペンです。
黄色い紙に映えるように青いインクをチョイスしました。
太さは0.7mmと1.0mmがあるのですが、見やすさを考慮して1.0mmを使っています。
インクのカラーバリエーションは黒・赤・青の3色で、キャップとペン先の色はそれぞれインクの色に対応しています。
ちなみにキャップはてっぺんが穴あきなので要注意。
ボールペンの側面にはフランス人画家Raymond Savignac（レイモン・サヴィニャック）によってデザインされたBICBOY（ビックボーイ）が。
頭がボールペンヘッド、背中にペンを背負った小学生をモチーフとしたキャラクターです。
喫煙者ならライターの方がおなじみかも？
刻印の位置が結構適当で、統一されていないものが多いです。
1本あたりが安いため、20本入りで販売されています。
書き心地はやはり最近の油性ボールペンには敵わないものの、引っ掛かりもブレも特になくストレスはありません。
保管用に書くわけではないし本数もたくさんあるので、気にせずガシガシ使い倒せそう。
リーガルパッドの用紙もそこまで厚いわけではないので、下の紙に筆跡が凹みの形で残ってしまいます。
気になる方は下敷きを敷くと良いかもしれないけど、そもそも今回の使い方ならそんなに気にならないか。
どんどん使い捨てるものでもちょっとこだわるだけで気分が上がりますね。
※追記情報
今回紹介したBIC オレンジEG、 発売60周年を迎える2021年で廃番になることが決定したようです。
在庫限りで終売となるようなので、気になる方は早めのお買い求めをおすすめします。
まとめ
- ToDoリストに書くのはその日にやる内容だけ。
- 作るタイミングは仕事が終わった後の5分間。
- ToDoリストは1日1枚。
余計なことを考えないように情報は1枚の紙にまとめて。
自分の気分がアガるアイテムを活用するとなお良し。
